Todas las empresas comerciales necesitan cerrar un círculo virtuoso para dar viabilidad a sus negocios. Este círculo está compuesto por tres verbos vinculados: vender, entregar, cobrar. La cobranza aporta los fondos para dar viabilidad al proyecto empresario. ¿Cómo hacerlo?
La gestión de cobranzas presenta ciertas particularidades que la distinguen de otros procesos de la empresa. En efecto, la acción de cobrar produce el ingreso de fondos a la tesorería. Tales fondos provienen del eslabón más importante de la cadena: el cliente.
Por lo tanto no solo es una acción positiva para contar con fondos sino que también es una oportunidad de retención y fidelización de clientes.
A veces para que la gestión de cobranzas culmine exitosamente, es necesario escuchar activamente al cliente.
¿Por qué activamente?
Porque se requiere ser creativo para encontrar soluciones que satisfagan a ambas partes ante problemas económicos y financieros que puedan presentarse y que son los pusieron en falta al cliente.
Para qué cobrar
Seguramente que la pregunta tiene una respuesta inmediata y es: para disponer del dinero.
Es cierto, la razón más importante es esa ¿Es la única? No. Hay otras razones.
- Para que el proyecto empresarial sea financieramente viable.
- Para inyectar fondos en el proceso productivo, abonando los insumos necesarios.
- Para retener clientes.
- Para cerrar el ciclo comercial que comenzó con la venta.
La gestión de cobranzas es un proceso continuo que debe comenzar desde el mismo momento en que se generó la deuda. Pero la fecha clave para dar inicio a tan delicada gestión depende varios factores, tales como:
- Perfil de cada negocio.
- Perfil del cliente.
- Perfil del producto.
- Características de la empresa acreedora.
Como parte del perfil de cliente se debe tener en cuenta el comportamiento de pago. Pero para parametrizar tantas variables y desarrollar una estrategia acorde a ciertos grupos de parámetros, es fundamental contar con el auxilio de las Tecnología de Información y Comunicaciones (TIC’s). Sin ellas la gestión de cobranzas se vería limitada a una serie de reclamos de pagos sin personalización que pondrían en riesgo la relación futura con el cliente.
No todos los clientes que entran en mora lo hacen porque no quieren pagar. A veces se producen olvidos, en cuyo caso con un simple llamado recordatorio es suficiente. Otras veces el cliente paga constantemente unos días después del vencimiento de su obligación con lo cual hay que estar seguro a partir de qué día comenzará la gestión.
En general, aunque no es una receta universal, el atraso en el pago o mora, se divide en tres etapas:
Impacto de la cobranza
Cobrar es fundamental para continuar con el proceso productivo, sea que se produzcan bienes o servicios. Cuando las empresas tienen restricciones para el acceso al crédito o acceso a tasas incompatibles con el negocio, entonces cobrar puntualmente es fundamental para asegurar el proyecto empresarial.
La mala gestión de cobranzas produce un daño pues perjudica la capacidad de producir e incumplimiento en el pago de las obligaciones.
Sin embargo, no puede esperarse un 100% de efectividad en la cobranza. Existe un porcentaje de clientes que, por diferentes motivos, se retrasan en los pagos pasando a formar parte de la “morosidad esperada o previsible”.
Cuando la morosidad efectiva es superior a la previsible, es necesario emitir una señal de alarma y tomar acciones correctivas inmediatamente y preventivas luego. El retraso del cliente no necesariamente obedece a razones económicas.
Entre otras razones puede producirse por:
Reclamos que no fueron atendidos en tiempo y forma.
- Entrega de productos defectuosos o en malas condiciones.
- Entrega incompleta.
- Entrega de productos equivocados o no solicitados.
- Facturación deficiente (generalmente un exceso sobre el precio pactado).
- Fallas en los mecanismos de transferencia de fondos.
- Otras
Por estas razones es necesario entender que la gestión de cobranzas se realiza sobre un cliente y, por lo tanto, es una oportunidad de retención y fidelización.
Por División consultoría evaluando software
CONSULTORIO EMPRENDEDOR DE ESTRATEGIA DE NEGOCIOS
Sacate todas tus dudas sobre estrategias de negocios. Daniel Aisenberg te responde DUDAS, CONSULTAS y PROPUESTAS: emprendedores@emprendedoresnews.comAsunto: Estrategia
Daniel M. Aisemberg – Director de IMPLANEX- (www.implanex.com). Más de 25 años en empresas de servicios y tecnología. Consultor especializado en Estrategias de Alianzas, Canales y Generación y detección de demanda. Así mismo brinda consultoría sobre Evaluación y selección de software ERP. Consultor de más de 18 empresas entre las que se destacan: Grupo ASSA, Novell, Datastream, Infosys, IDC, GIRE, Soft Office, Servgate, Mercap, Compusistem, Inworx, Front Range, Sistemas Activos, American Switching Network, Intelap, Synaptic Links, IncasePro Software, iLH Technology y otros. Ingeniero Civil, Lic. en Relaciones Humanas y Relaciones Públicas.Socio fundador de IMPLANEX y Director de Evaluando ERP
